Abteilungen / Teams online führen und produktiv online zusammenarbeiten

Die Onlinezusammenarbeit gehört zum neuen Arbeitsalltag, die Corona-Pandemie hat diese Entwicklung stark beschleunigt. Teams sind häufig über mehrere Standorte verteilt tätig, sei es an unterschiedlichen Bürostandorten oder im Homeoffice. In Forschungs- und Verbundprojekten erstreckt sich die Zusammenarbeit oft über grössere Distanzen, mehrere Länder oder sogar Kontinente. Trotz der räumlichen Distanz zwischen den Beteiligten muss die Koordination gut gelingen, z.B. die Durchführung von Meetings, die Abstimmung der Planungen und die Gestaltung des Teamworks.

Die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Akteure, die räumlich verteilt arbeiten, hat einerseits praktische Aspekte: Welche Tools eignen sich für welche Zwecke (Task Management, Onlinewhiteboard, Videoconferencing)? Andererseits stellen sich bei der Onlinezusammenarbeit auch Fragen der Team- und Projektkultur, die über die praktische Organisation hinausgehen und im Bereich der Werte anzusiedeln sind. Was bedeuten uns im Team Werte wie Transparenz, Zuverlässigkeit, Erreichbarkeit, Respekt? Wie gewichten wir sie in der täglichen Arbeit?
Die Fragen zum Zusammenspiel von Werkzeugen (z.B. Task Management) mit Werten des Teams (z.B. Verbindlichkeit) sind sehr wichtig. Und dies ist unabhängig davon, ob die Zusammenarbeit online, hybrid oder in Präsenz erfolgt. Für die Mitarbeiter*innen und besonders für die Führungspersonen ist es wichtig, die Zusammenarbeit bewusst zu gestalten und Vereinbarungen im Team zu treffen.

Durch die starke Ausweitung der Onlinezusammenarbeit werden die informellen sozialen Kontakte ungewollt stark reduziert. Ohne den Kontakt vor Ort auf dem Flur oder in der gemeinsamen Pause fehlt der spontane Austausch. Der Überblick geht rasch verloren, das Gefühl “keiner weiß, was der andere gerade tut” kommt auf, und das Risiko für Missverständnisse und Fehlinterpretationen steigt. Die räumliche Distanz kann auch zu einer emotionalen Entfernung der Teammitglieder voneinander führen. Es kommt vor, dass Mitarbeiter*innen im Homeoffice

• nur noch reagieren und nicht mehr von sich aus aktiv sind
• sich bei Strukturentscheidungen nicht mehr richtig einbringen
• keine Energie mehr haben, sich nachhaltig erschöpft fühlen

Doch das kann verhindert werden – es braucht Wind unter den Flügeln für die proaktive Gestaltung der Onlinezusammenarbeit, gerade aus der Perspektive der Führungskraft! Im interaktiven und praxisorientierten Onlineworkshop lernen Sie die Prinzipien kennen, wie online zusammenarbeiten und die Führung von online arbeitenden Teams miteinander in Wechselwirkung stehen. Sie lernen und reflektieren Moderationsmethoden und Werkzeuge, damit die Onlinezusammenarbeit in Ihrem Team gelingt! Praktische Tipps, live gezeigte Tools und deren direkte Anwendung erleichtern dies. Sie erhalten Denkanstöße und reflektieren, wie die eingesetzten Werkzeuge der Onlinezusammenarbeit mit den Werten des Teams einander beeinflussen und wie Sie dies aus der Perspektive der Team-Führung gestalten können.

Der Workshop verbindet praxisorientierte Inputs mit Phasen der Reflexion und Diskussion in Kleingruppen, so dass ein hoher Grad der Aktivierung erreicht wird. Die Inhalte des Onlineworkshops werden direkt angewandt und dadurch unmittelbar erfahrbar gemacht. Die weiteren Hinweise und Links erlauben es den Teilnehmenden, nach dem Workshop direkt selbst loszulegen.

Was Ihnen die beiden Tage bringen werden:

• Grundprinzipien effektiver Zusammenarbeit – Vertrauen und Resultate statt Mikromanagement und Präsenz
• Teamrollen, Klarheit von Aufgaben und Verantwortungsbereichen
• die Arbeit im Team koordinieren – gemeinsam planen und Aufgaben im Blick behalten
• Austausch in Breakout-Groups – Onlinezusammenarbeit im Team anhand ausgewählter Beispiele
• den eigenen Arbeitsfokus finden und halten – individuelles Zeit, Selbst- und Energiemanagement
• Onlinemeetings planen und moderieren – Aktivierung statt bloßer Technik
• Feedbackkultur mithilfe der „Start-stop-keep“-Technik
• Team-Retrospektiven kennen und einsetzen lernen
• Kommunikationsformen und ihre Einsatzgebiete definieren – wann was am besten passt
• Wider die E-Mail-Flut: Arbeiten mit Team-Messenger-Tools wie Slack oder MS Teams
• Gemeinsam Dokumente erstellen und bearbeiten mit Miro und GoogleDocs
• Austausch abseits der Facharbeit: „Daily Huddles“, „Lean Coffee“ und „virtuelles Mittagsroulette“

Technische Anforderungen:
Der Onlineworkshop nutzt dazu als technische Basis das Videokonferenz-System Zoom sowie zur Gruppenarbeit das kollaborative Onlinewhiteboard Miro. Für die Teilnahme brauchen die Teilnehmenden einen Computer mit Kamera, Mikrofon und eine gute Internetverbindung.

Zielgruppen:
Leitende Hochschulmitarbeiter*innen aus der Verwaltung sowie Wissenschaftsmanager*innen, Fakultätsmanager*innen oder Projektleiter*innen

Referent:
Dr. Lukas Heierle, Universität Basel;
zertifizierter Trainer und Coach bei Lukas Bischof Hochschulberatung, Freiburg

Termine/Ort: 2. und 9. September 2021 online per Zoom (jeweils 09.00-12.00 Uhr und 13.00-16.00 Uhr)

Die Teilnehmerzahl ist auf 25 begrenzt.