Zertifikatsprogramm Professionalisierung im Projekt- und Changemanagement an Hochschulen

Projektförmige Veränderungsprojekte gewinnen eine immer größere Bedeutung für Hochschulen. Noch nie gab es mehr Drittelmittel, selten mehr politische und finanzielle Unterstützung für die Umsetzung strategischer Projekte. Gleichzeitig war die Notwendigkeit, als Hochschule planvoll und strategisch zu agieren, och nie größer. Ob die Teilnahme am Qualitätspakt Lehre, die Einführung eines Campus-Management-Systems, Hochschulentwicklungsplanung oder Optimierungen in der Verwaltung – viele Tätigkeiten sind nur in effektiv organisierten Projektstrukturen gut zu bewältigen – von Großprojekten wie der Exzellenzinitiative oder politischen Großvorhaben (Stichwort „Europäische Universitäten“) ganz zu schweigen.

Der nachhaltige Erfolg von Veränderungsvorhaben erfordert neben einem vorausschauenden Projektmanagement immer auch ein gutes Change Management: Es müssen unterschiedliche Ebenen und Hierarchien einbezogen und partizipative Prozesse berücksichtigt werden. Hochschulspezifische Umstände wie unklare Aufgabenzuordnungen von Mitarbeiter(inne)n, Schnittstellenproblematiken sowie Abgrenzungsverhalten zwischen Leitung, Fakultäten und Verwaltung erhöhen häufig zusätzlich die Anforderungen an die mit der Umsetzung von Projekten betrauten Personen.

Damit Veränderungsprojekte zum Erfolg werden, benötigen die damit betrauten Personen vielfältige Kompetenzen. Eine systematische Qualifizierung, der regelmäßige Austausch mit anderen und ein begleitendes Coaching fehlen in der Praxis jedoch häufig. Diese Lücke möchte das Jahresprogramm schließen.

Konzept des Jahresprogramms “Professionalisierung im Projekt- und Changemanagement an Hochschulen”: Qualifizierung und Begleitung eines Veränderungsprojekts.

Das Jahresprogramm richtet sich an Mitglieder von Hochschulleitungen, Stabsstellen-Mitarbeiter(innen), Dezernent(inn)en und andere Personen, die ein hochschulweites Veränderungsvorhaben planen oder bereits begonnen haben. Ziel ist eine praxisorientierte Qualifizierung im Projekt- und Changemanagement speziell an und für Hochschulen. Im Mittelpunkt des Jahresprogramms stehen daher die Vermittlung von anwendbarem Fachwissen und die Entwicklung praktischer Kompetenzen in den Feldern Changemanagement, Projektmanagement, Führung und Kommunikation im Hochschulkontext.

Ziel des Programms ist weiterhin die Vernetzung von und peer coaching durch andere Personen, welche Verantwortung für größere Veränderungsprojekte tragen. Voraussetzung für die Teilnahme ist daher ein eigenes Veränderungsprojekt mit einer Laufzeit von mindestens einem Jahr, welches Auswirkungen auf die ganze Hochschule oder einen ganzen Fachbereich hat. Hilfreich, aber nicht zwingend notwendig, sind erste eigene Erfahrungen aus Veränderungsprojekten oder Organisationsentwicklungsprozessen an Hochschulen.

Die in den vier Präsenzterminen erarbeiteten Inhalte werden stets auf die Veränderungsprojekte der Teilnehmer(inn)en bezogen. So kann neu Gelerntes sofort in die Umsetzung übernommen werden. Übungen sowie Formate kollegialer Beratung unterstützen den Professionalisierungsprozess. Über die gesamte Projektlaufzeit tauschen sich die Teilnehmer/ innen des Jahresprogramms über ein eigenes Online-Forum und soziale Medien aus, erhalten Unterstützung zu konkreten Herausforderungen, teilen Fallbeispiele und diskutieren Fragen, die sich im Prozess der Umsetzung ergeben.

1. Modul: Einführung ins Projekt- und Change Management
Ziel des ersten Moduls ist die Entwicklung eines Grundverständnisses von Veränderungsprozessen an Hochschulen und für die Voraussetzungen für erfolgreichen Wandel. Die Teilnehmer(innen) beschäftigen sich mit den Gründen und den Schwierigkeiten von organisationalen Veränderungen an Hochschulen und den notwendigen Erfolgsfaktoren für den Wandel. Sie entwickeln und vertiefen ihre Kompetenzen in der systematischen Analyse des Status quo, der Entwicklung und Formulierung wirksamer Ziele, der Durchführung von Stakeholder-analysen, dem Aufbau einer unterstützenden Koalition sowie der Gestaltung von Rollen und der Aufbauorganisation in Veränderungsprojekten. Grundlagen des Changemanagements werden genauso behandelt wie Ansätze des „unfreezingu“ mittels Diskussionsforen und Evaluationsformaten. Zuletzt wird die Methode des „storytelling“ vorgestellt. Ziel des Workshops ist die Entwicklung eines persönlichen Aktionsplans (PAP), wie die gelernten Inhalte im eigenen Veränderungsprojekt umgesetzt werden sollen.

2. Modul: Projektmanagement an Hochschulen
Das zweite Modul zielt auf eine systematische Qualifizierung für die Planung und Durchführung von Projekten. Aufbauend auf den Zielen ihrer Projekte entwickeln oder analysieren Teilnehmer(innen) die Interventionslogik (delivery chain) ihrer Vorhaben. Neben der Projektplanung in Aktivitäten, Produkten und Meilensteinen mittels Projektstrukturplänen und GANTT-Diagammen lernen die TN auch Praktiken des agilen Projektmanagements (z.B. Kanban-Boards). Die Teilnehmer(innen) erlernen darüber hinaus die Nutzung gebräuchlicher Projektmanagementsoftware (z.B. Projectlibre, Trello, Slack). Themen wie der Umgang mit Projektrisiken werden genau diskutiert wie best practices in Kick-off-Veranstaltungen und bewährte Kommunikationsroutinen zu Herstellung und Erhalt von Commitment der Projektbeteiligten. Alle Themen werden unmittelbar auf die eigenen Projekte angewandt. Die Fortentwicklung der persönlichen Aktionspläne (PAP) hilft dem Transfer in die Alltagspraxis der Teilnehmer(innen).

3. Modul: Führen und Kommunizieren im Veränderungsprozess
Die Inhalte des dritten Moduls orientieren sich in großem Maße an den Anliegen und Bedürfnissen der Teilnehmer(innen). Im Schwerpunkt zielt das Modul auf die Entwicklung und Stärkung der Führungskompetenzen der Teilnehmer/innen. In Kurzinputs der Referent(inn)en, Übungen, Rollenspielen und kollegialer Beratung werden Praktiken der lateralen Führung an Hochschulen, Teambuilding und agile Führung im Veränderungsprozess erworben. Weitere zur Auswahl stehende Elemente beinhalten Verhandlungsführung mit dem Harvard Modell, der bewusste Aufbau die Pflege von Beziehungen, aktives Zuhören, Gesprächsführung in schwierigen Situationen und psychologische Prinzipien effektiven Überzeugens. Zentrale Komponente des Workshops bilden peer coaching Formate zum Austausch und zur gegenseitigen Unterstützung.

4. Modul: Ausblick und Macht & Mikropolitik in Veränderungsprojekten
Im vierten Modul steht die Reflexion und Vertiefung des Gelernten im Vordergrund. Zudem werden die bislang eingeführten Perspektiven um den Analyseansatz der Macht und Mikropolitik erweitert. Es wird für die Fallbeispiele der Teilnehmer(innen) untersucht, welche Machtquellen Akteure in ihren Hochschulen nutzen und wie Veränderungsprozesse als Teil einer Gesamtheit miteinander gekoppelter Spiele betrachtet werden können. Kollegiale Beratung und Reflexion der bisherigen und aktuellen Entwicklungen in den Projekten der Teilnehmer(innen) stehen im Mittelpunkt des Moduls.

Das Programm schließt mit einem Zertifikat ab.

Zielgruppen:
Projektleiter, Mitglieder von Hochschulleitungen, Stabsstellen-Mitarbeiter, Dezernent/innen und andere Personen, die ein hochschulweites Veränderungsvorhaben planen oder bereits begonnen haben

Methoden:
•    Kurzeinführungen von Modellen und Praxisbeispielen
•    Einzelarbeit und Kleingruppenarbeit
•    Arbeit an eigenen Beispielen und Fallbeispielen
•    Peer coaching über Onlineforum zwischen den Terminen
•    Trainingselemente
•    Kollegiale Beratung
•    Arbeit an persönlichen Aktionspläne (PAP) zum Transfer des
Gelernten

Referent(inn)en:
Lukas Bischof, Lukas Bischof Hochschulberatung, Freiburg/Berlin;
Dr. Jutta Fedrowitz, CHE, Gütersloh;

Termine:
Modul I
27. (Vorabendtreffen) bis 29.10.2019
Modul II
30./31.01.2020
Modul III
28./29.09.2020
Modul IV
14./15.12.2020

im Stadthotel am Römerturm, Köln

Die Teilnehmerzahl ist auf 15 begrenzt. Die Buchung einzelner Module ist nicht möglich, da die Gruppe über den Zeitraum konstant bleiben soll.